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江南官方网站外事工作管理规定（试行）2020年修订
2020-10-13
江南官方网站外事工作管理规定（试行）
第一章 总 则
第一条 为加快推进江南jiangnan（中国）综合改革、完善治理结构、促进学科建设，实现本院外事工作规范化、制度化，进一步实现学院国际化的发展目标，结合我院外事工作特点，制订本规定，供学院开展外事相关工作遵守。
第二条 学院外事工作主要包括：外籍教师的聘用与管理；外事活动的组织实施及宣传；教学科研人员因公出国（境）事宜的管理；国际合作协议签署及管理。
第三条 学院各专项外事工作由院务会集体讨论并决策，日常外事工作由分管院领导主持。外事办公室（下称“外事办”）协调院内相关人员及校内外职能部门，具体负责各外事工作的组织管理与实施。各系、所、中心应明确一名外事联络员，具体负责本单位外事联络工作。
第四条 学院外事工作以服务和推进学院人才培养以及教学科研事业为根本出发点，以遵守国家、学校有关规章制度，维护学院的价值、权益和声誉为根本原则。
第二章 外籍教师聘用与管理
第五条 学院积极利用国家、学校各类人才引进项目与政策资源，吸引外籍优秀人才；严格人才审核流程、完善审核机制，在政治立场、教学能力、学术水平、师德师风等方面严把聘任质量；落实外籍人才教研工作管理，通过前期规划、中期跟踪、后期评估等方式，保证教研质量；规范服务，协助外籍人才更好地融入学院的学术、生活氛围；强化经费管理，确保经费使用合规、账目清晰。
第六条 聘任规划的申报及审批
（一）聘任规划申报
各用人单位（系、所、中心，下同）负责人以四个学年度为一周期制定本单位各学年度外籍教师聘请规划，并提交相关申报规划。申报规划应依照统一格式，明确教师类别、数量、聘期时长等事项。
（二）聘任规划审批
外事办依照有关规定对聘任规划进行预审，整理汇总后提交院务会讨论、决策。外事办依据会议纪要及时反馈审批结果。
第七条 聘任管理流程
（一）用人单位依据聘任规划，分别于每年10月及5月提交下一学期的拟聘人员名单及其他有关资料（简历、申报表、合同初稿等）至外事办，外事办递交院务会审核，并上报校国际合作部，由校外国专家聘任工作组审核、批复。
（二）经院、校两级审核批准，外事办依据批复名单配合用人单位完成与拟聘人员的合同签订工作，甲方合同原件统一交由外事办存档。
（三）外事办负责为聘用人员办理《中华人民共和国外国人工作许可通知》及《外国人工作许可证》，并协助其办理相应工作签证及居留许可。办理期间外事联络员应协助外事办与聘用人员进行沟通，收集聘用人员的有关材料。
（四）为保障相关聘任、居留手续的顺利办理，做好住宿等接待服务准备，各单位外事联络员应在聘用人员入境前一个月告知外事办具体入境日期，聘用人员应在入境后两个工作日内至学院外事办报到办理入职手续。
（六）外事联络员须在聘期届满前三个月通知外事办聘任双方是否进行续聘，外事办为其办理离任或续聘手续。有关离任及续聘事项由外事办整理后向院务会汇报。
第八条 聘用人员工作管理
（一）聘用人员工作纪律
聘用人员在校期间，须遵守中华人民共和国法律、各项行政法规以及学校有关规章制度，自觉履行合同约定有关义务。坚持“课堂讲授守纪律、公开言论守规矩”，在所有教研活动中，不得出现违背党和国家大政方针、违背宪法法律、违反社会伦理道德、危害国家安全、破坏国际友好、民族团结等言行。
聘用人员如违反国家有关法律法规，学院有权立即解除聘用合同；如违反学校有关规章制度，用人单位需立即与聘用人员进行沟通，并责令改正，情节严重者，学院有权立即解除聘用合同。
（二）教学及科研管理
1. 聘用人员须依据合同约定完成既定教学及科研任务。
2. 用人单位与聘用人员应就教学及科研任务进行充分沟通，协助其制定详细工作计划，明确工作考核标准。
3. 用人单位须就聘用人员的教研工作通过多种形式进行定期或不定期的考察，并及时给予相应反馈。对于考核结果不够理想的人员，用人单位须及时沟通，制定改进措施。
4. 聘用人员如无法完成既定教学及科研任务，且经反馈并无改善，或造成严重影响，学院有权解除聘用合同。聘用人员如因个人原因，无法完成既定教学及科研任务，需提前一个月向用人单位及学院提出终止合同申请，双方商议后终止合同。
第九条 日常服务
外事办统筹负责全院外籍聘用人员的办公、住宿空间安排，及日常生活支持保障工作。
第十条 经费管理
外籍教师薪资等支出，须严格参照《江南官方网站外籍教师经费管理办法》执行。
第三章 外事活动组织与管理
第十一条 学院鼓励各系、所、中心（下称主办单位）依托自身学科优势，充分借助学校、人文学部等平台积极探索、细致筹备，组织国际学术会议、讲座沙龙、外宾来访等多种形式的外事交流活动，提升学院品牌形象及学术影响力。活动主题及内容须符合国家法规政策要求，针对计划邀请与会的人员，须严格审核其专业资质水平及政治立场。外事办应积极支持各类外事活动的筹备申报、外宾签证申办及总结宣传工作。
第十二条 活动计划及申报
重大外事活动，尤其涉及使领馆人员参与的活动，主办单位应至少于活动前1个月向外事办报备，外事办协助向校国际合作部进行汇报，并咨询相关政策规定。举办国际会议，须依据学校相关规定进行预报、申报，获批后及时通报外事办备案。
第十三条 外宾邀请及签证办理
主办单位至少在外宾入境前1个月，向外事办提交受邀外宾的邀请函以及相关信息，外事办协助准备外宾签证申请材料。
第十四条 活动总结与宣传
（一）活动结束，主办单位于一周内撰写活动总结，并提交外事办留存备案。活动总结可以新闻报道的形式撰写。重大外事活动，主办单位依照学校相关规定完成活动总结工作。
（二）学院鼓励各主办单位积极组织活动宣传工作，学院将根据活动具体情况，积极协调院内、校内、社会各方资源，于活动前、活动进行中、活动结束后开展深入报道，扩大活动影响力。
第十五条 活动费用管理
（一）活动主办单位须预先编制会议预算表，由学院财务负责人审批。
（二）活动费用的开支范围、标准和报销管理须严格遵照《北京大学会议费管理暂行办法》（校发〔2016〕173号）执行。
第四章 因公出国（境）管理工作
第十六条 因公出国（境）证件管理
（一）处级（含副处级）干部因公出国（境）证件由国际合作部负责统一保管；其他教职员工的因公出国（境）证件由学院外事办统一保管。
（二）处级（含副处级）以上干部因私出国（境）证件由国际合作部负责统一保管；其他教职员工的因公出国（境）证件原则上由个人自行保管。
（三）出访人员完成因公出访任务后，须在回国（境）后15日内交回所持因公出国（境）证件。处级（含副处级）以上干部因私出访结束后，须在回国（境）后10日内交回因私出国（境）证件。外事办认真做好出国（境）证件保管工作，定期进行检查清理。
第十七条 因公出国（境）申报及审批
（一）根据国务院、教育部的相关规定，凡出访人员因工作或学习需要，使用国家或单位、个人或邀请方经费赴国外参加会议、任教、访问、合作研究、学习等相关公务活动的，均应按因公出国管理，按因公出国办理审批手续。
（二）处级（含副处级）以上干部申请短期出访，提交出访申报审核表、出访行前公示表、领导干部出国（境）审批表及邀请函至外事办，由学院审核、公示后，外事办递交组织部审核、校领导审批，再交由国际合作部出具任务批件或任务确认件。其他教职员工申请短期出访，经其所在系、所、中心同意，提交出访申报审核表、出访行前公示表及邀请函至外事办，由学院审核、公示后，外事办递交国际合作部出具任务批件或任务确认件。出访时间15天及以上的，需向学院人事办公室请假。
（三）长期出国（境）事务（90天及以上）参照《北京大学教职工出国（境）管理规定》执行。
第五章 国际合作协议签署及管理
第十八条 协议签署
（一）各系、所、中心提出国际合作建议，提交《北京大学国际合作申请书》（下称合作申请书）及协议草案，至学院外事办，外事办递交院务会审议。
（二）经院务会审核通过，外事办递交合作申请书及协议草案至校法务办及校国际合作部审核，并协助就审核意见及时反馈各系、所、中心。
（三）经法务办及校国际合作部审批通过，各系、所、中心联系协议合作方正式签署。
第十九条 协议管理
（一）协议签署5个工作日内，各系、所、中心将协议原件交至外事办归档管理。
（二）协议签署10个工作日内，外事办将协议扫描件提交国际合作部备案。
（本规定经2018年1月11日第18001次院务会讨论通过，自2018年9月1日起实施，2019年1月第一次修订，2020年10月第二次修订）